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Outlook 2010, importer un fichier Excel de contacts

mardi 20 janvier 2015

Si vous souhaitez importer dans Outlook une liste de contacts que vous avez listé au fil du temps dans un fichier Excel, et bien sachez que cela est possible.

La procédure varie en fonction de la version de Outlook dont vous êtes équipés.

Je vais détailler pas à pas la procédure, pour une importation de votre fichier Excel Office 2010, vers Outlook 2010.

La procédure est simple, à condition de bien préparer les choses et de suivre à la lettre ce petit tuto que je résume ici en quelques points.

Il vous faudra d’abord effectuer quelques taches dans Outlook au niveau de vos contacts, puis, mettre en forme votre fichier Excel avant l’importation.

Pour bien préparer votre tableau Excel pour l’importation, il vous faut :

1- Ventiler vos données en colonne en nommant vos entêtes de colonnes si possible à l’identique avec les champs présents dans Outlook ;
2- Nommer la plage de l’ensemble des cellules à importer ;
3- Enregistrer votre tableau au format Excel 97-2003 ;
4- Importer les données dans Outlook ;
5- Vérifier la bonne concordance de vos colonnes avec les champs Outlook ;

Etape 1 : Création de votre dossier contacts dans Outlook

Pour importer un nouvelle liste de contacts dans "Vos contact" de Outlook 2010, il vous fait d’abord créer un dossier devant recevoir ces nouveaux contacts.

Une fois le dossier créé - dans mon exemple le dossier se nomme contact-Internet - vous pouvez débuter la mise en forme de votre tableau Excel...

Etape 2 : Préparation de votre Tableau

1- Préparez votre fichier Excel dans un format qui conviendra à son importation dans Outlook, c’est-à-dire que toutes les données de vos contacts doivent être ordonnées par colonne...
Exemple : Colonne A : Nom, Colonne B : Prénom, Colonne C : Téléphone, Colonne D : E-mail etc.

OJO 1 : Vous pouvez nommer vos entêtes de colonne à votre guise ; dans mon cas, j’ai opté pour la solution la plus simple à savoir reprendre à l’identique les même noms de champs d’une fiche Contact type de Outlook.

OJO 2 : Il est préférable que toutes les cases de votre tableau soient renseignées... même avec un "N/C" par exemple au lieu d’une case vide, ainsi nous limiterons les risques de voir votre importation stoppée justement après une case vide.

2- Créez ensuite un nouveau tableau Excel – un autre document – que vous enregistrez sous un autre nom, mais surtout en modifiant le type du document, sachant que nous avons besoin pour importer nos données, d’un document Excel au format Excel 97-2003.

Une fois ce nouveau tableau créé et enregistré, vous pouvez tout simplement y coller le contenu de votre tableau original… Copier-Coller…

3- Vous devez ensuite nommer la plage des cellules, c’est-à-dire nommer l’ensemble de lignes et colonnes composants votre tableau.

Pour ce faire, sélectionnez l’ensemble de vos cellules, puis faites un clic droit et cliquez sur « Définir un nom ». Vous voyez apparaître une boite de dialogue dans laquelle vous devez saisir le nom de votre choix.

Faite simple, le nom n’a que très peu d’importance.

Vous constatez aussi que dans la partie basse de votre boite de dialogue, le champ « Fait référence à … » nomme la première et la dernière cellule de votre tableau. Vous pouvez maintenant enregistré ce tableau qui est prêt à être importer.


Etape 3. Lancer l’importation

Pour lancer l’importation de votre tableau Excel, cliquez sur « Contact ",

puis « Fichier.. », « Ouvrir » et « Importer ».

Il ne vous reste plus qu’a suivre la procédure illustrée par les images qui suivent...





Gardons en mémoire que j’ai opté pour la solution la plus simple dans un premier temps à savoir nommer mes têtes de colonnes à l’identique avec les champs de ma fiche contact dans Outlook.

Si tel n’était pas le cas, je pourrais facilement attribuer/distribuer manuellement l’information de mon tableau - colonne par colonne - vers les champs de ma fiche contact...